Ordinació del 29-4-2024 reguladora de l’administració electrònica.
Ordinació del 29-4-2024 reguladora de l’administració electrònica.
Índex
Preàmbul
Capítol primer. Àmbit d'aplicació
Art. 1. Objecte
Art. 2. Àmbit d’aplicació
Capítol segon. Principis generals
Art. 3. Principis generals
Capítol tercer. Drets i deures de la ciutadania
Art. 4. Drets de la ciutadania
Art. 5. Deures de la ciutadania
Art. 6. Obligació de relacionar-se amb el Comú per mitjans electrònics
Títol II. Instruments de l’administració electrònica del comú
Capítol primer. El portal electrònic
Art. 7. Funcionament del Portal Electrònic
Capítol segon. La seu electrònica
Art. 8. Creació i funcionament de la Seu Electrònica
Art. 9. Contingut i serveis
Capítol tercer. El registre general electrònic
Art. 10. Creació i funcionament del registre general electrònic
Art. 11. Assentaments al registre general electrònic
Art. 12. Requisits d’admissibilitat
Art. 13. Rebut
Art. 14. Incidències tècniques
Art. 15. Servei de tràmits
Art. 16. Documents no electrònics adreçats a altres Administracions
Art. 17. Documentació remesa al Comú per una altra Administració
Títol III. Tramitació del procediment administratiu electrònic
Capítol primer. Identificació i signatura electrònica del comú
Art. 18. Política de signatura
Art. 19. Mecanismes d'identificació i signatura per a l’autenticació de la competència i la signatura de les autoritats i de les persones empleades del Comú
Capítol segon. Identificació i signatura electrònica de la ciutadania
Art. 20. Mecanismes d'identificació de la ciutadania
Art. 21. Mitjans per a l’acreditació de la representació
Capítol tercer. Notificació electrònica
Art. 22. Notificació electrònica
Capítol quart. Documents electrònics
Art. 23. Documents electrònics
Art. 24. Expedients electrònics
Art. 25. Llibres oficials del Comú
Art. 26. Còpies electròniques
Art. 27. Arxius electrònics
Art. 28. Sistema de gestió documental
Capítol cinquè. Actuació administrativa automatitzada
Art. 29. Actuació administrativa automatitzada
Capítol sisè. Gestió i millora del procediment administratiu electrònic
Art. 30. Simplificació del procediment administratiu
Art. 31. El Catàleg de procediments del Comú
Títol iv. Funcionament electrònic dels òrgans del comú
Art. 32. Gestió telemàtica dels òrgans del Comú
Art. 33. Gravació de les sessions i suport audiovisual
Art. 34. Participació telemàtica en les sessions dels òrgans del Comú
Disposició Addicional. Responsables de l’aplicació de l’Ordinació
Disposició Transitòria. Disponibilitat de mitjans
Disposició Final. Entrada en vigor
Preàmbul
I
L’evolució de les telecomunicacions i dels sistemes informàtics és constant. Aquesta innovació, aplicada en l’àmbit de l’Administració pública, permet incrementar l’eficàcia administrativa i optimitzar l’oferta de serveis públics, aspectes que al seu torn redunden en la satisfacció col·lectiva de la ciutadania.
Aquesta modernització però, ha de venir precedida d’una adaptació de la normativa, amb la finalitat de dotar a les actuacions administratives de seguretat jurídica i de plena validesa legal.
Amb aquesta finalitat s’han aprovat les modificacions incorporades al Codi de l’Administració per la Llei 10/2019, del 15 de febrer, de modificació del Codi de l’Administració, del 29 de març de 1989, les quals permeten integrar altres formes de tramitar els procediments administratius, preveient mecanismes de relació telemàtica i gestió electrònica.
Davant aquest marc legal, és voluntat del Comú dotar-se d'una norma pròpia que traslladi a l’àmbit comunal les previsions contingudes en el Codi de l’Administració, amb la finalitat de consolidar l’administració electrònica en l’àmbit comunal i d’aconseguir que els mitjans electrònics esdevinguin el canal habitual per relacionar-se amb els ciutadans, i, tot reforçant els drets de la ciutadania en un context de seguretat jurídica, eficiència administrativa i innovació pública, i garantint especialment la protecció de dades personals d’acord amb les previsions contingudes a la Llei 29/2021, del 28 d’octubre qualificada de protecció de dades personals.
II
El fonament jurídic d’aquesta Ordinació cal trobar-lo, en primer lloc, en els principis definits pel Codi de l’Administració.
III
La plena incorporació dels mitjans electrònics a l’activitat administrativa es duu a terme mitjançant les disposicions d’aquesta Ordinació en els quatre títols seguits d’una disposició addicional, una disposició transitòria i una disposició final.
El Títol I està consagrat a l’enunciació de l’objecte de l’Ordinació i, així mateix, dels subjectes obligats a la referida Ordinació. Finalment, s’hi esmenten els principis que permetran una millor aplicació de l’Ordinació, així com els drets i deures dels ciutadans en les seves relacions amb el Comú quan es facin per mitjans electrònics.
El Títol II tracta dels instruments fonamentals per a l’accés electrònic al Comú, com són el portal electrònic, la seu electrònica, el Registre general electrònic, el Servei de Tràmits i el tauler d’edictes electrònic. La incorporació d’aquests dispositius ha de millorar l’eficiència administrativa, alhora que ha de permetre una gestió íntegrament electrònica de les tasques d’informació i comunicació amb els ciutadans, així com de la gestió dels expedients.
El Títol III preveu la relació electrònica de les persones interessades amb el Comú. En concret, es regulen els diferents sistemes d’identificació i de signatura, els mitjans de representació de les persones interessades i la notificació electrònica, elements que han de permetre al Comú adaptar els seus serveis i procediments a les tecnologies més eficients, com també desplegar l’Administració electrònica en les millors condicions possibles per als ciutadans. En aquest sentit, també dóna cabuda a la regulació de les còpies electròniques i a la necessitat de concretar directrius en matèria d’arxiu i gestió documental.
El Títol IV desenvolupa el sistema de gestió electrònica dels òrgans col·legiats del Comú, determinat el règim per a la gestió telemàtica dels mateixos, la gravació de les sessions i la participació telemàtica de les persones que el componen.
La disposició addicional enuncia els òrgans facultats per al desplegament del deures i obligacions regulats en aquesta Ordinació.
La disposició transitòria és relativa a la disponibilitat de mitjans per al compliment progressiu de les disposicions establertes en aquesta Ordinació.
Finalment, la disposició final determina l’entrada en vigor de l’Ordinació un cop s’hagi publicat el text al Butlletí Oficial del Principat d’Andorra.
Títol I. Disposicions generals
Capítol primer. Àmbit d'aplicació
Art. 1. Objecte
1. Aquesta Ordinació té per objecte regular la utilització dels mitjans electrònics en l’àmbit del Comú, per tal de facilitar la consecució més eficaç dels principis de simplificació, transparència, proximitat i servei efectiu a la ciutadania, d’acord amb el que estableix el Codi de d’Administració i la Llei 35/2014, del 27 de novembre, de certificació i confiança electrònica.
2. Les finalitats d’aquesta Ordinació són:
a) Millorar l’eficàcia i l’eficiència en l’actuació administrativa.
b) Garantir els drets i facilitar el compliment dels deures de la ciutadania en les seves relacions amb el Comú, per mitjans electrònics.
c) Impulsar l’ús dels mitjans electrònics en els procediments administratius davant el Comú i preservar la seguretat jurídica.
Art. 2. Àmbit d’aplicació
1. Aquesta Ordinació és d'aplicació al Comú.
2. Així mateix, aquesta ordinació és aplicable a la ciutadania, entenent com a tals les persones físiques i jurídiques, així com les entitats sense personalitat jurídica amb capacitat d’obrar, que es relacionin amb el Comú a través de mitjans electrònics.
Capítol segon. Principis generals
Art. 3. Principis generals
La implantació dels mitjans electrònics ha de respectar les disposicions previstes legalment i ajustar-se als principis següents:
a) Principi de simplificació: El Comú ha de reduir els tràmits, el temps i els terminis dels procediments administratius amb l’objectiu d’assolir una simplificació i integració dels processos, procediments i tràmits administratius i de millorar el servei a la ciutadania a través de l’ús dels mitjans electrònics.
b) Principi d’accessibilitat: El Comú ha d’incorporar els mecanismes adequats per garantir que els col·lectius amb necessitats especials puguin accedir a la informació i als serveis a través de mitjans electrònics en condicions apropiades.
c) Principi d’impuls de mitjans electrònics: El Comú ha de promoure l’ús dels mitjans electrònics en les relacions amb les persones que no tinguin l’obligació d’utilitzar-los.
d) Principi d’intermodalitat de mitjans: Les aplicacions i els sistemes d’informació del Comú han de permetre que les persones interessades que no estiguin obligades a utilitzar els mitjans electrònics puguin canviar el canal a través del qual es relacionen amb el Comú, assegurant la integritat i la seguretat jurídica del conjunt del procediment. En cap cas l’opció d’aquestes persones d’utilitzar o no els mitjans electrònics o de canviar el canal durant la tramitació d’un procediment administratiu pot implicar restriccions o discriminacions en l’accés electrònic al Comú o en la gestió de qualsevol tràmit del procediment administratiu en què siguin persones interessades.
e) Principi de proporcionalitat: El Comú només ha d’exigir les mesures adequades a la naturalesa i les circumstàncies dels tràmits i actuacions, evitant que la garantia de la seguretat de les transaccions dificulti l’accés electrònic.
f) Principi de neutralitat tecnològica: La realització de les actuacions regulades en aquesta Ordinació s’ha de fer de manera que siguin la mateixa evolució tecnològica i l’adopció de les tecnologies dins de la societat les que determinin la utilització dels mitjans tecnològics que, a cada moment, siguin més convenients.
g) Principi de traçabilitat: El Comú ha de vetllar pel disseny i l’adopció de sistemes i aplicacions per la traçabilitat de les actuacions realitzades pel Comú i la ciutadania en les relacions administratives per mitjans electrònics.
h) Principi de la qualitat de la informació i els serveis electrònics: El Comú ha de garantir la disposició d’informació completa, actualitzada, ben organitzada, clara, comprensible i disponible per a la ciutadania.
i) Principi de responsabilitat: El Comú és responsable de la veracitat i autenticitat de la informació pública difosa i de la qualitat dels serveis oferts a través de mitjans electrònics.
j) Principi de transparència: El Comú, amb l’ús de mitjans electrònics, ha de facilitar la màxima difusió, publicitat i transparència de la informació pública i de les actuacions administratives.
k) Principi d’interoperabilitat. El Comú ha de garantir l’adopció dels estàndards d’interoperabilitat i vetllar perquè que els sistemes d’informació utilitzats siguin compatibles amb els d’altres administracions i tinguin la capacitat de compartir dades i intercanviar informació entre ells.
Capítol tercer. Drets i deures de la ciutadania
Art. 4. Drets de la ciutadania
1. La ciutadania té dret a:
a) Relacionar-se amb el Comú a través de mitjans electrònics.
b) Exigir al Comú que se li adreci a través de mitjans electrònics i obtenir documents en format electrònic.
c) Accedir i utilitzar els serveis de l’administració electrònica, amb independència de les eines tecnològiques emprades, en condicions de seguretat tècnica i jurídica.
d) Rebre informació pública de qualitat, pertinent, accessible, actualitzada i comprensible per mitjans electrònics.
e) Conèixer les modalitats, els suports o els formats en què la informació es troba disponible o al format en què es conserva la informació.
f) Rebre informació i assessorament sobre els aspectes tècnics i jurídics de l’ús dels mitjans electrònics i les condicions de funcionament, accés i reutilització de la informació i els serveis electrònics.
g) Accedir a la seva informació a través de mitjans electrònics.
h) La confidencialitat i protecció de les seves dades personals i a la resta de drets que li concedeix la normativa de protecció de dades.
i) La privacitat i seguretat de les comunicacions amb el Comú i de les comunicacions que pugui fer el Comú en que constin les seves dades.
j) La conservació en format electrònic per part del Comú dels documents electrònics que formin part de l’expedient administratiu.
k) Formular consultes, suggeriments i queixes per via electrònica
2. El Comú ha de vetllar pel compliment d’aquests deures, en el marc d’allò previst a la normativa aplicable i a les previsions d’aquesta Ordinació.
Art. 5. Deures de la ciutadania
1. En el marc de la utilització dels mitjans electrònics en l’activitat administrativa i en les seves relacions amb el Comú, i per tal de garantir el bon funcionament i la gestió de la informació, les comunicacions, els processos i les aplicacions de l’administració electrònica, l’actuació de la ciutadania ha de respectar els deures següents:
a) Accedir a la informació i utilitzar els serveis i els procediments de l’administració electrònica de bona fe.
b) Facilitar informació veraç, completa i actualitzada, adequada a les finalitats per a les quals se sol·licita.
c) Garantir la veracitat de les dades d'identificació i la seva actualització, sense perjudici de les condicions d'ús que, en el seu cas, s'estableixin.
d) Custodiar els elements identificatius personals i intransferibles utilitzats en les relacions administratives per mitjans electrònics.
2. El Comú ha de vetllar pel compliment d’aquests deures, en el marc del que preveu la normativa aplicable i les previsions d’aquesta Ordinació.
Art. 6. Obligació de relacionar-se amb el Comú per mitjans electrònics
1. Les persones jurídiques i les persones físiques que exerceixin una activitat professional, mercantil, comercial, industrial o de naturalesa anàloga; així com qualsevol persona física, jurídica o entitat amb persones assalariades a càrrec seu, quan es relacionin amb el Comú en l’exercici d’aquestes activitats, ho han de fer únicament a través de mitjans electrònics. El Comú facilitarà l’acompanyament en l’ús d’aquests mitjans electrònics.
2. La persona que representi la persona interessada actua a través de mitjans electrònics si el seu representat ha triat aquesta opció com a mitjà de comunicació, o si és un subjecte obligat per aquella llei a comunicar-se amb mitjans electrònics. Així mateix, si el representant exerceix una activitat professional, actuarà per mitjans electrònics, amb independència de la condició de la persona que representa.
3. Llevat que una llei estableixi l’obligació de comunicar-se amb l’Administració pública a través de mitjans electrònics, les persones físiques diferents a les indicades en els apartats anteriors, poden escollir, quan s’iniciï el procediment, la manera de relacionar-se amb el Comú.
4. Excepcionalment, els obligats a utilitzar mitjans electrònics poden sol·licitar a l’instructor de l’expedient la utilització d’altres mecanismes en la seva relació amb el Comú, i han d’acreditar la impossibilitat de comunicar-se electrònicament. La sol·licitud es resol en el termini de cinc dies, i contra aquesta decisió no es pot interposar recurs.
5. Les persones empleades del Comú, en les relacions internes del Comú, actuen únicament a través de mitjans electrònics, utilitzant la signatura electrònica en la subscripció dels documents administratius llevat que acreditin la seva impossibilitat.
Títol ii. Instruments de l’administració electrònica del Comú
Capítol primer. El Portal Electrònic
Art. 7. Funcionament del Portal Electrònic
1. El Portal Electrònic del Comú és l’adreça electrònica, disponible per a la ciutadania a través de les xarxes de telecomunicacions, quina titularitat correspon al Comú.
2. El Portal Electrònic permet l’accés a la informació comunal institucional i d’interès general i a la resta de recursos electrònics que el Comú posa al servei de la ciutadania mitjançant la Seu Electrònica.
3. El Comú és responsable de mantenir la informació pública que es difon a través del seu portal electrònic i dels serveis als quals es pot accedir, actualitzada, objectiva, útil, veraç, segura, reutilitzable i accessible, havent de complir amb els principis d’accessibilitat, neutralitat, qualitat i interoperabilitat del sistema.
4. Al portal electrònic, que serveix d’entrada al registre general electrònic, hi ha la informació de tots els tràmits que es poden fer mitjançant el registre electrònic.
5. L’òrgan responsable del Portal Electrònic del Comú és la Secretaria General.
6. El Portal Electrònic es troba disponible a l’adreça electrònica https://www.e-e.ad/ Mitjançant acord de la Junta de Govern es podrà modificar la ubicació electrònica del portal.
Capítol segon. La Seu Electrònica
Art. 8. Creació i funcionament de la Seu Electrònica
1. Mitjançant aquesta Ordinació, es crea la Seu Electrònica del Comú de conformitat amb l’establert a l’article 141. 2 b) del Codi de l’Administració.
2. La Seu Electrònica és l’adreça electrònica del Comú, a la qual s’accedeix des del Portal Electrònic del Comú, i a través de la qual la ciutadania i altres Administracions públiques accedeixen a la informació, als serveis i als tràmits electrònics, així com als expedients administratius dels que les persones interessades són part.
3. La Seu Electrònica és titularitat del Comú i la seva gestió i administració correspon a la Secretaria General.
4. La Seu Electrònica està disponible per a la ciutadania a través de les xarxes de telecomunicacions a l’adreça electrònica https://tramits.e-e.ad/seuelectronica/ i per mitjà de l’enllaç disponible des del Portal Electrònic del Comú. Mitjançant acord de la Junta de Govern es podrà modificar la ubicació electrònica de la Seu, així com crear altres seus electròniques dependents.
5. La Seu Electrònica està disponible tots els dies de l’any i durant les vint-i-quatre hores del dia, excepte per una situació extraordinària o per incidències tècniques, i es regeix per la data, l’hora i el calendari oficial de la parròquia d’Escaldes-Engordany.
6. El funcionament de la Seu Electrònica es subjecta, als principis enunciats a l’article 3 i, si escau, a d’altres que siguin d’ús generalitzat.
7. Mitjançant acord de la Junta de Govern, es poden determinar les instruccions tècniques necessàries per garantir el funcionament de la Seu Electrònica d’acord amb els principis d’aplicació.
Art. 9. Contingut i serveis
1. La Seu Electrònica posa a disposició de la ciutadania el següent contingut:
a) Identificació de la Seu Electrònica i de la seva titularitat.
b) Indicació de la data, l’hora i el calendari oficial.
c) Relació de procediments i tràmits disponibles a la Seu, amb una fitxa descriptiva així com l’accés directe a la seva tramitació.
d) Accés a l’entorn de publicació d’edictes electrònics.
e) Informació sobre l’oferta pública de treball.
f) Informació sobre contractació pública i accés al perfil del contractant.
g) Accés al calendari de dies inhàbils a efectes del còmput de terminis administratius i a l’ampliació de terminis eventualment derivada dels errors del sistema de registre.
h) Accés a la informació sobre els formats dels documents admissibles en el registre.
i) Accés a l’espai per a la formulació de consultes, suggeriments i queixes.
j) Sistemes d’identificació i signatura electrònica que s’admeten en els serveis, procediments i tràmits disponibles des de la seu.
k) Accés a les notificacions electròniques.
l) Utilitats per a la verificació de documents electrònics.
m) Informació sobre protecció de dades personals.
2. Quan, per raons tècniques es prevegi que la Seu Electrònica no ha d’estar disponible, el Comú ha d’anunciar-ho amb la màxima antelació possible a la mateixa Seu i pels canals de consulta alternatius existents, indicant la durada prevista de l’aturada.
Capítol tercer. El registre general electrònic
Art. 10. Creació i funcionament del registre general electrònic
1. Mitjançant aquesta Ordinació, es crea el registre general electrònic del Comú de conformitat amb l’establert a l’article 100.3 del Codi de l’Administració.
2. En el registre general electrònic que es troba accessible a través del portal electrònic, s’especifica la data i l’hora oficials, i els dies que són inhàbils i s’inscriuen els assentaments corresponents i els moviments d’entrada i sortida de documents presentats o lliurats.
3. L’òrgan responsable de la gestió del registre general electrònic és la Secretaria General.
4. El registre general electrònic permet presentar documents electrònics tots els dies de l’any, durant les vint-i-quatre hores del dia.
5. A efectes de còmput de terminis, la presentació d’un document en un dia inhàbil s’entén efectuada a la primera hora del primer dia hàbil següent. A efectes d’ordenació, aquests documents es consideren rebuts en la seva hora d’entrada en el dia inhàbil, i es consideren anteriors als que s’han presentat amb posterioritat.
6. Els documents electrònics que es presenten al registre electrònic produeixen un assentament en els termes descrits a l’article següent.
7. Un cop registrat el tràmit de registre, els documents s’han de traslladar de manera immediata als seus destinataris o a les unitats administratives competents per raó de la matèria, per a la seva tramitació.
Art. 11. Assentaments al registre general electrònic
1. Els assentaments al registre general electrònic s’han de fer respectant l’ordre temporal d’entrada i sortida de documents amb indicació de la data i l’hora en què es produeixen i assignació d’un número únic i seqüencial.
2. Un cop emplenat el tràmit de registre, els documents s’han de traslladar de manera immediata als seus destinataris o a les unitats administratives competents per raó de la matèria, per a la seva tramitació.
3. Cada assentament que es practiqui ha d’incloure:
a) El número únic assignat
b) La identificació del tràmit efectuat
c) La data i l’hora en què es presenti o tingui sortida el document
d) La data i l’hora en què es produeixi l’assentament
e) La identificació de la persona interessada
f) L’òrgan administratiu remitent, si escau
g) La persona o òrgan administratiu al qual s’envia i, si escau, la referència al contingut del document que es registra.
h) La identificació de l’òrgan que realitza l’assentament en els supòsits de documents de sortida cursats pel Comú.
4. Els llibres d’assentaments d’entrada i sortida han de quedar emmagatzemats electrònicament amb totes les garanties d’integritat, disponibilitat, autenticitat, confidencialitat i conservació de la informació.
Art. 12. Requisits d’admissibilitat dels documents
1. Els documents presentats per les persones interessades han de tenir el format i l’estàndard previstos pel Comú. En cas d’incompliment d’aquests requisits, es requereix a la persona interessada l’esmena del defecte advertit amb indicació que, si no ho fa així en el termini màxim de deu dies hàbils, se la tindrà per desistida del procediment.
2. Si els documents presentats tenen un volum que no permet presentar-los en el registre general electrònic, s’han de dipositar a la plataforma que el Comú tingui habilitada a tal efecte.
3. No es tenen per presentats en el registre els documents que continguin un codi maliciós o un dispositiu susceptible d’afectar la integritat o seguretat del sistema.
4. El catàleg de formats i estàndards oficial estarà disponible a la Seu Electrònica.
Art. 13. Rebut
1. El sistema de registre general electrònic ha d’emetre automàticament un rebut acreditatiu dels documents presentats, que s’ha de notificar a la persona interessada, en el qual hi consta la data i l’hora de la recepció, el número d’entrada, la relació de documents aportats, i una còpia de l’escrit presentat, per garantir la integritat del document i la seva recepció per part de l’Administració pública. El rebut incorporarà un segell electrònic del sistema.
2. La no emissió del rebut o, si s’escau, la recepció d’un missatge d’indicació d’error o deficiència en la transmissió implica que no s’ha produït la recepció.
Art. 14. Incidències tècniques
1. Quan per raons tècniques es prevegi que el registre general electrònic no ha d’estar operatiu, el Comú ho ha d’anunciar amb la màxima antelació possible.
2. La Seu Electrònica ha d’informar de la suspensió temporal del servei, de la durada prevista i, si s’escau, de l’adopció de mesures correctives.
3. Mentre duri aquesta situació, la Junta de Govern pot determinar, mitjançant resolució expressa, l’ampliació dels terminis no vençuts afectats. Tret de causa justificada, tots els terminis que haguessin de vèncer mentre duri la incidència s’amplien fins al dia hàbil posterior a la restitució del funcionament.
Art. 15. Servei de tràmits
1. El Servei de Tràmits informa, orienta i assessora la ciutadania i, alhora, li facilita la realització de gestions i tràmits. Altrament, és el lloc físic on es poden realitzar els registres d’entrada de documents dirigits al Comú.
2. Les persones interessades que no tinguin l’obligació d’utilitzar els mitjans electrònics es poden adreçar al serveis de tràmits per a obtenir informació i dur a terme la presentació de documents i sol·licituds.
3. Els escrits i documents presentats de manera presencial, és a dir, en suport no electrònic, han de ser digitalitzats per les persones empleades del servei de tràmits en els termes que preveu l’article 26 d’aquesta Ordinació, previ a la seva presentació en el registre general electrònic.
4. Un cop digitalitzada la documentació, els documents originals s’han de retornar a la persona interessada sens perjudici dels casos en què la norma determini la custòdia per a l’administració dels documents presentats o resulti obligatòria la presentació d’objectes o de documents en un suport específic no susceptible de digitalització.
5. Realitzada la presentació en el registre general electrònic, les persones empleades del servei de tràmits lliuren a la persona interessada una còpia impresa del rebut del registre a què fa referència l’article 13.
Art. 16. Documents no electrònics adreçats a altres Administracions
1. Els documents que es presenten al servei de tràmits, per part de les persones no obligades a utilitzar els mitjans electrònics, i que van adreçats a qualsevol altra Administració pública andorrana, es digitalitzen i es presenten en el registre general electrònic en els termes descrits en l’article anterior.
2. La documentació resultant d’aquesta digitalització es tramet a l’Administració pública destinatària en el termini més curt possible, i en tot cas no superior a cinc dies des de la seva recepció.
3. La recepció dels documents per part del Comú no pressuposa el compliment dels criteris d’admissibilitat que pugui exigir l’Administració destinatària ni, per tant, l’admissió del tràmit per part d’aquesta.
Art. 17. Documentació remesa al Comú per una altra Administració
1. En cas que altres Administracions públiques andorranes rebin documentació presentada per les persones interessades i adreçada al Comú, aquest promourà que l’Administració receptora traslladi la documentació a través de mitjans electrònics que compleixin amb el que estableix la normativa aplicable per a la seva autenticació.
2. En cas que no sigui possible el trasllat de la documentació a través de mitjans electrònics, l’Administració receptora l’enviarà en suport paper i el Comú la digitalitzarà en el moment de la seva recepció.
3. Rebuda i registrada la documentació traslladada per una altra Administració, el Comú comunicarà a la persona interessada per mitjans electrònics, sempre que sigui possible, el número de registre i la data i hora de recepció a efectes de còmput de terminis.
Títol iii. Tramitació del procediment administratiu electrònic
Capítol primer. Identificació i signatura electrònica del comú
Art. 18. Política de signatura
1. Aquesta Ordinació estableix els criteris generals per a l’admissibilitat dels sistemes d’identificació i signatura per mitjans electrònics. D’acord amb aquests criteris generals, es formularà una política de signatura electrònica que desenvoluparà les regles d’ús d’aquests sistemes.
2. La política de signatura ha d’establir:
a) Els mecanismes d’identificació i signatura electrònica que podran emprar els serveis administratius del Comú, els seus sistemes informàtics i la ciutadania en la seva relació amb el Comú.
b) La manera com es pot fer servir cadascun dels mecanismes en cada cas concret, tenint en compte l’anàlisi de riscos i els criteris de seguretat i proporcionalitat, sempre que permetin acreditar l’autenticitat de l’expressió de la seva voluntat i consentiment, així com la integritat i inalterabilitat dels documents.
c) Els criteris generals per a la generació, validació, segellat de temps i conservació de les signatures electròniques.
3. La política de signatura ha de ser aprovada per la Junta de Govern o l’òrgan en qui delegui.
Art. 19. Mecanismes d'identificació i signatura per a l’autenticació de la competència i la signatura de les autoritats i de les persones empleades del Comú
1. Quan les autoritats o les persones empleades del Comú duen a terme actuacions en el marc de les competències que tenen atribuïdes, s’han d’identificar i signar els documents mitjançant la utilització dels sistemes següents:
a) Sistemes d’identificació basats en certificats electrònics reconeguts o qualificats.
b) Sistemes d’identificació basats en usuari i contrasenya, quan l’anàlisi de riscos sobre el risc de rebuig determini que aquest mecanisme pot ser suficient.
2. En els casos d’actuació administrativa automatitzada, el funcionament dels sistemes informàtics ha de deixar constància de la seva actuació mitjançant l’ús d’un segell electrònic basat en un certificat electrònic reconegut o qualificat que reuneixi els requisits exigits per la Llei 35/2014, del 27 de novembre, de certificació i confiança electrònica, emès a nom del Comú.
Capítol segon. Identificació i signatura electrònica de la ciutadania
Art. 20. Mecanismes d'identificació de la ciutadania
1. Per a la identificació de la ciutadania en la seva relació per mitjans electrònics amb el Comú es poden admetre els sistemes següents:
a) Sistemes d’identificació basats en certificats electrònics reconeguts o qualificats de signatura electrònica expedits per prestadors de serveis de confiança segons l’establert a la Llei 35/2014, del 27 de novembre, de certificació i confiança electrònica.
b) Sistemes d’identificació per mitjans biomètrics. Aquests sistemes permetran el registre o validació de la identitat d’una persona mitjançant la comprovació electrònica sobre dades de la seva pròpia persona (empremta dactilar, signatura manuscrita o d’altres). L’ús d’aquests sistemes està condicionat a la capacitat per xifrar de manera confidencial les dades de la persona.
c) Signatura electrònica basada en procediments de registre previ i contrasenyes d’un sol ús. Es basa en la confirmació de la identitat d’una persona mitjançant l’enviament d’un correu electrònic a una adreça que consti efectivament vinculada a aquesta persona, o bé, la recepció d’un missatge SMS en un telèfon mòbil que també consti registrat prèviament a nom d’aquesta persona. Aquest missatge conté una contrasenya d’un sol ús denominada OTP (One-Time-Password).
d) Altres sistemes d’identificació no criptogràfics. L’ús d’aquests sistemes pot estar condicionat a la identificació prèvia de forma presencial o amb altres sistemes fiables d’identificació.
2. L’admissió dels mecanismes previstos en els epígrafs anteriors, així com l’admissió d’altres que puguin desenvolupar-se, resta subjecta a la seva regulació en la política de signatura electrònica.
Art. 21. Mitjans per a l’acreditació de la representació
1. Les persones interessades poden actuar per mitjà de representant.
2. La representació s'ha d'acreditar davant del Registre General Electrònic per a formular sol·licituds, presentar declaracions responsables o comunicacions, interposar recursos, desistir d'accions i renunciar a drets en nom d'una altra persona.
3. L’acreditació de la representació es pot efectuar:
a) Amb certificat digital qualificat de representant que inclogui la relació de representació, i que hagi estat classificat per l’organisme de supervisió.
b) Amb una còpia electrònica del document que acrediti ser representant legal o orgànic o de l’escriptura de poder.
c) Per qualsevol altre mitjà admissible en dret.
Capítol tercer. Notificació electrònica
Art. 22. Notificació electrònica
1. La notificació s’ha de practicar preferentment per mitjans electrònics i, en qualsevol cas, quan la persona o entitat interessada estigui obligada a relacionar-se electrònicament o sol·liciti rebre-la per aquesta via.
2. La notificació electrònica es practica posant a disposició de la persona interessada el document de notificació, en un entorn electrònic segur al qual es pugui accedir des de la Seu Electrònica del Comú. El document de notificació haurà de contenir tota la informació prevista en el Codi de l’Administració per tal que la notificació sigui eficaç.
3. En cas que el sector públic desenvolupi algun entorn electrònic cooperatiu en el qual es puguin publicar notificacions electròniques provinents de qualsevol Administració, el Comú s’hi podrà adherir per publicar les seves notificacions i inclourà a la Seu Electrònica un enllaç per poder-hi accedir.
4. L’entorn electrònic de notificació remetrà un avís de la posada a disposició de la notificació al dispositiu electrònic o a l’adreça de correu electrònic que hagi informat la persona interessada en la seva sol·licitud. L’emissió o recepció de l’avís no és condició necessària per a l’eficàcia de la notificació.
5. La persona interessada podrà comunicar, a través de l’entorn electrònic de notificació, les dades identificatives dels dispositius o adreces on vulgui rebre els avisos esmentats en l’apartat anterior. El Comú ha de fer efectiva la sol·licitud del canvi de mitjà de les notificacions a partir dels cinc dies hàbils següents a la comunicació.
6. L’entorn electrònic custodiarà les evidències oportunes respecte a la posada a disposició de la notificació i l’accés al contingut per part de la persona destinatària, incloent-hi la data i l’hora en què es produeixen.
7. S’entén que la notificació està vàlidament practicada el dia en què la persona interessada o el seu representant accedeix al seu contingut.
8. La notificació s’entén refusada i, per tant, es considera vàlidament efectuada, entenent-se completat el tràmit, i continuant-se la tramitació de l’expedient, per haver transcorregut quinze dies hàbils des de la posada a disposició de la notificació sense que s’accedeixi al seu contingut. En el cas que l’acte notificat sigui el de resolució del procediment, es considera que la persona interessada ha rebut la notificació a tots els efectes.
En aquests casos, el Comú verificarà que la informació sobre el dispositiu electrònic o l’adreça de correu electrònic on s’ha enviat l’avís de la posada a disposició de la notificació estava actualitzada, i que l’avís es va enviar efectivament. En cas que es determini que l’avís pot no haver arribat a la persona interessada, es complementarà l’intent de notificació amb una notificació per mitjans no electrònics en la forma prevista pel Codi de l’Administració en el seu article 48, incloent un advertiment a la persona interessada sobre la necessitat d’informar adequadament els canals per a la recepció dels avisos.
9. En cas de notificacions adreçades a persones interessades que les hagin de rebre en paper, es posarà igualment a disposició en l’entorn de notificació electrònica una còpia de la notificació. L’accés per part de la persona interessada a aquesta còpia electrònica també produirà els efectes jurídics de la notificació.
Capítol quart. Documents electrònics
Art. 23. Documents electrònics
1. El Comú emet documents per deixar constància de les actuacions administratives. Aquests documents s’emeten a través de mitjans electrònics, llevat que la seva naturalesa exigeixi una altra forma més adequada d’expressió i constància.
2. Es considera document electrònic la informació de qualsevol naturalesa en forma electrònica, emmagatzemada en un suport electrònic segons un format determinat i susceptible d’identificació i d’un tractament diferenciat.
3. Els documents electrònics han de tenir garantides l’autenticitat, la integritat, la veracitat i la fiabilitat dels continguts i, quan escaigui, la seva confidencialitat, durant els terminis establerts a la normativa aplicable i/o a les taules d’avaluació documental aprovades pel Comú.
4. Els documents electrònics han d’incorporar les metadades, enteses com a qualsevol informació en format electrònic associada als documents electrònics, de caràcter instrumental i independent del seu contingut, destinades al coneixement immediat i automatitzable de qualsevol de les seves característiques, amb la finalitat de garantir la disponibilitat, l’accés, la conservació i la interoperabilitat dels documents.
5. El Comú podrà aplicar procediments de còpia autèntica que permetran obtenir còpies en diferents formats i suports dels documents administratius i dels que aporti la persona interessada, en els termes que descriu l’article 26.
6. El Comú formularà una política de gestió documental que desenvolupi la regulació de tots els processos de gestió documental i el govern de la documentació electrònica en tot el seu cicle de vida. La política de gestió documental ha de ser aprovada per Junta de Govern o l’òrgan en qui delegui.
Art. 24. Expedients electrònics
1. L’expedient s’integra pel conjunt ordenat de documents i actuacions corresponents a un procediment, sigui quin sigui el suport i el tipus d’informació que continguin.
2. L’expedient electrònic s’ha de foliar per garantir la vinculació dels documents electrònics que conformen l’expedient mitjançant la incorporació d’un índex electrònic autèntic, entès com la relació de documents electrònics que componen l’expedient, signada de manera automàtica per garantir-ne la integritat i la seqüència. En cas que l’expedient electrònic s’hagi de remetre a un altre organisme abans que hagi finalitzat la seva tramitació, es pot elaborar un índex electrònic provisional.
3. Els expedients han d’incorporar metadades per facilitar la seva classificació, ordenació, descripció, indexació, consulta, difusió i disposició final del seu cicle vida.
4. Quan la persona interessada sol·liciti accés a l’expedient, la petició es podrà atendre mitjançant la posada a disposició per mitjans electrònics, tenint la persona interessada dret a obtenir còpia d’aquest.
Art. 25. Llibres oficials del Comú
1. Els llibres d’actes i els llibres de resolucions han de registrar-se en suport electrònic, ja sigui perquè són digitalitzats o creats originalment en suport digital.
2. Les còpies digitalitzades o els documents electrònics incorporats als respectius llibres han d'incorporar la signatura electrònica corresponent o el segell d’òrgan del Comú que doni fe de la seva autenticitat.
Art. 26. Còpies electròniques
1. Es poden generar còpies electròniques dels documents electrònics que formin part dels expedients del Comú. Aquestes còpies poden ser totals o parcials i es poden generar en un nou format o conservar l’original, sempre que se’n respecti el contingut. Aquestes còpies poden ser generades per sistemes d’actuació automatitzada quan estigui previst.
2. Es poden generar còpies electròniques dels documents en paper que hi ha en els expedients del Comú, o que siguin presentats al servei de tràmits. La còpia electrònica ha de ser generada a través d’un procediment de digitalització que garanteixi la qualitat de la imatge resultant i la seva identitat amb el document original. Les còpies electròniques han d’incorporar les metadades que acreditin el caràcter de còpia, així com les específiques del procés de digitalització.
3. Les còpies generades en qualsevol dels casos previstos en els apartats anteriors poden tenir el caràcter de còpia autèntica, quan el document del qual parteixen sigui un original o una còpia autèntica. En aquest cas, el procediment de còpia ha de garantir la seguretat del document resultant i incorporar-hi una signatura electrònica de conformitat amb els criteris establerts a la política de signatura. Aquesta signatura electrònica ha de ser la de la persona empleada pública que autoritza la còpia, o la del sistema informàtic en cas d’actuació automatitzada.
4. El Comú pot generar còpies autèntiques en suport paper dels seus documents electrònics, mitjançant la incorporació en el document d’un Codi de Verificació Electrònica que permeti la seva comprovació en la Seu Electrònica, així com la indicació del termini màxim durant el qual el Comú s’obliga a tenir disponible per verificació aquesta còpia en concret.
5. El Comú ha de complir amb els requisits tècnics que estableix el Decret 89/2023, del 22-2-2023, de digitalització qualificada.
Art. 27. Arxius electrònics
1. Amb excepció dels supòsits en què sigui impossible, i que s’han de justificar, tots els documents utilitzats pel Comú en l’exercici de les seves competències, incloent-hi els actes administratius de tràmit o definitius, s’han d’arxivar a través de mitjans electrònics. A aquests efectes, els documents en suport paper s’han de digitalitzar de forma qualificada, en els termes previstos per la Llei 35/2014, del 27 de novembre, de certificació i confiança electrònica.
2. Els mitjans utilitzats per a l’arxiu electrònic han de disposar dels mitjans de seguretat adequats que garanteixin la integritat, l’autenticitat, la confidencialitat, la protecció i la conservació dels documents arxivats i la traçabilitat dels seus accessos. Així mateix, s’han d’adoptar les mesures necessàries per assegurar la identificació dels usuaris dels arxius i el seu control d’accés, i el compliment de les normes relatives a la protecció de dades de caràcter personal.
3. El Comú ha de mantenir un arxiu electrònic únic dels documents electrònics que corresponguin a procediments finalitzats, en els termes que estableixi la normativa reguladora aplicable. L’arxiu electrònic únic es custodiat pel departament que té competències en la gestió documental.
4. El Comú ha de disposar dels mecanismes que permetin la conservació i la recuperació dels documents arxivats per mitjans electrònics, de manera que puguin ser accessibles amb el seu contingut íntegre durant tot el temps que hagin de romandre operatius i disponibles.
Art. 28. Sistema de gestió documental
1. El Comú disposa d’un sistema únic de gestió documental que ha de facilitar, entre altres finalitats, la transparència de la seva organització i el tractament correcte de la informació i la documentació en les fases activa i semiactiva, així com la seva conservació i disponibilitat en la fase inactiva.
2. 2. El sistema de gestió documental ha de permetre l’accés fàcil a la informació i la seva localització i la recuperació de qualsevol document o informació indicant per a cada document el seu règim d’accés i publicitat.
3. Els instruments i procediments que composen el sistema de gestió documental seran aprovats per la Junta de Govern, a proposta del servei d’arxiu.
Capítol cinquè. Actuació administrativa automatitzada
Art. 29. Actuació administrativa automatitzada
1. El Comú promourà l’actuació administrativa automatitzada als procediments administratius mitjançant un sistema d’informació programat sense necessitat de la intervenció directa d’una persona empleada pública, especialment les següents:
a) Els actes de mera constatació que es limiten a certificar fets o actuacions que es produeixin en els entorns electrònics del Comú sense generar nous drets o obligacions per al Comú ni per a la persona interessada.
b) Els actes de mer tràmit que fan progressar el procediment administratiu sense que es produeixi cap presa de decisió, traslladant comunicacions o notificacions entre les parts del procediment, generant còpies de documents o altres actuacions de gestió de la documentació administrativa.
c) Els actes de declaració de voluntat que es resolguin segons criteris objectius, coneguts públicament i que s’apliquen sobre informació que pugui ser coneguda prèviament per la persona interessada.
2. Un acte podrà ser realitzat mitjançant mecanismes d’actuació administrativa automatitzada si s’ha aprovat de manera específica l’aplicació d’aquests mecanismes a l’acte concret.
3. L’aplicació dels sistemes d’actuació administrativa automatitzada s’aprova per la Junta de Govern i és objecte de publicació a la Seu Electrònica.
4. Els usuaris poden accedir als sistemes d’actuació administrativa automatitzada a través de la Seu Electrònica, o a través de qualsevol altre mitjà de tramitació electrònica que el Comú pugui posar a disposició.
Capítol sisè. Gestió i millora del procediment administratiu electrònic
Art. 30. Simplificació del procediment administratiu
1. El disseny dels sistemes i dels procediments ha de vetllar per la major simplificació possible i l’increment constant de la qualitat, que el Comú ha d’avaluar de forma ordinària.
2. El Comú disposa dels mecanismes adequats a la naturalesa del sistema o l’actuació per garantir-ne la seguretat, la integritat i la confidencialitat, així com la constància de la transmissió i la recepció.
3. La garantia de la data i l’hora es pot acreditar mitjançant marca de temps, sens perjudici de l’ús de segell de temps en el funcionament del registre i d’altres àmbits d’actuació que es determinin.
4. El Comú ha de dur a terme una anàlisi de re-disseny funcional i de simplificació dels procediments que valori la supressió o reducció dels documents sol·licitats a la ciutadania, els terminis previstos i els recursos necessaris per tramitar els procediments administratius. Fruit d’aquesta anàlisi, s’ha d’incorporar al catàleg de procediments del Comú la informació sobre els documents que composen l’expedient i les seves característiques constitutives.
5. Quan el Comú porti a terme una activitat en règim d’actuació administrativa automatitzada, ha d’establir, a través d’una norma específica, l’òrgan o els òrgans responsables de la definició de les especificacions tècniques, la programació del sistema, el manteniment, la supervisió i l’auditoria, així com l’òrgan responsable de l’actuació en cas d’impugnació.
Art. 31. El Catàleg de procediments del Comú
1. El Catàleg de procediments del Comú inclou tots els procediments administratius corresponents a les competències i funcions de la corporació.
2. El Catàleg de procediments del Comú ofereix informació de procediment útil a la ciutadania i la llista de documentació necessària per a la realització d’un tràmit a través de la Seu Electrònica.
3. La Junta de Govern aprova el Catàleg de procediments.
Títol iv. Funcionament electrònic dels òrgans del comú
Art. 32. Gestió telemàtica dels òrgans del Comú
1. Els actes de convocatòria dels diferents òrgans del Comú seran emesos en suport electrònic, d’acord amb les previsions contingudes en l’Ordinació d’organització i funcionament dels Comuns.
2. Tant el document de convocatòria com l’ordre del dia de la sessió i tota la documentació que l’acompanyi es posaran a disposició dels convocats per mitjans electrònics, a través d’un sistema que permeti tenir constància de la seva recepció.
3. Les actes de sessió i altres documents que deixin constància del debat i els acords adoptats per cadascun dels òrgans del Comú, es formularan en suport electrònic, amb la signatura electrònica dels càrrecs que correspongui.
Art. 33. Gravació de les sessions i suport audiovisual
1. Sempre que els mitjans electrònics ho permetin, les sessions del Consell de Comú seran gravades, i el suport audiovisual resultant s’adjuntarà a l’acta de la sessió. Quan així es faci, l’acta podrà obviar la transcripció dels debats, per als quals es remetrà al suport audiovisual, i transcriure únicament el contingut dels acords.
2. Excepcionalment, el Consell de Comú podrà acordar, per majoria absoluta dels seus membres, no gravar una de les seves sessions.
3. Addicionalment, un òrgan comunal podrà acordar, per majoria simple dels seus membres, a proposta motivada de la seva presidència, gravar qualsevol de les seves sessions no públiques.
4. El suport audiovisual de gravació de les sessions serà tractat com un document electrònic amb els mateixos criteris de preservació i seguretat descrits en el capítol quart del Títol III.
5. Sense perjudici de la possible difusió de la sessió del Consell de Comú en directe pels mitjans tècnics escaients, amb posterioritat a l’aprovació i signatura de l’acta, el Comú la publicarà en una plataforma electrònica a Internet, posant a disposició de la ciutadania l’accés al vídeo en el seu lloc oficial i sense límit de reproduccions.
Art. 34. Participació telemàtica en les sessions del Consell de Comú
1. Quan circumstàncies excepcionals restringeixin la mobilitat a un o més consellers, ja sigui per impediments de salut, causes de força major o altres de similar gravetat, qualsevol dels Cònsols podrà autoritzar, individualment o col·lectiva, les següents formes de participació en les sessions del Consell de Comú:
a) Assistir a les sessions de forma telemàtica, essent computat per a la formació del quòrum i tenint la possibilitat de participar en les votacions.
b) Intervenir en el debat de forma telemàtica.
c) Participar de manera telemàtica en les votacions que es convoquin.
2. La decisió d’autoritzar la participació telemàtica es prendrà de manera excepcional, específicament per a cada sessió de Consell on hagi de tenir efecte, i amb un principi de prioritzar la participació presencial.
Disposició Addicional. Responsables de l’aplicació de l’Ordinació
La Comissió de treball d’Administració Electrònica del Comú o, en el seu defecte, l’òrgan en qui delegui la Junta de Govern, vetllarà pel correcte compliment i el desplegament dels deures i obligacions establerts en aquesta Ordinació, coordinarà els recursos i les activitats necessàries per al seu desplegament, i impulsarà un projecte de transformació de l’organització. De cara a mantenir informada la Junta de Govern, aquesta comissió:
1. Elaborarà un informe biennal sobre l’aplicació d’aquesta Ordinació i l’evolució de la simplificació administrativa, fins que l’ordinació hagi estat enterament desplegada.
2. L’informe haurà d’identificar els projectes elaborats en matèria de simplificació administrativa, les mesures adoptades i la planificació per als dos anys següents.
Disposició Transitòria. Disponibilitat de mitjans
Les disposicions contemplades a la present norma seran d’aplicació progressiva en funció de la disponibilitat dels mitjans tecnològics i administratius necessaris. En conseqüència, es publicarà, a la Seu Electrònica del Comú, la disponibilitat de cadascuna de les plataformes regulades a la present norma a mesura que vagin estant disponibles
Disposició Final. Entrada en vigor
Aquesta Ordinació entrarà en vigor l’endemà de la seva publicació en el Butlletí Oficial del Principat d’Andorra.
Escaldes-Engordany, Casa Comuna, 29 d’abril del 2024